Sie haben auch die Möglichkeit, ein sog. personalisiertes
Serien-Fax aus Microsoft Word heraus zu erstellen.
Dies ist im Prinzip ein Serienbrief, der in Microsoft Word erstellt wird und dann
an einen speziellen
Druckertreiber - der Tobit Faxware - übergeben wird.
Sie wählen also aus dem HW-Programm heraus "Adressen / Faxnummern exportieren / Tobit David".
Sie wählen am besten nur den Personenkreis, welchem Sie ein Fax senden wollen.
Nach bestätigen durch "OK" öffnet sich ein Kontrollfenster, das die zu exportierenden Datensätze in der Vorschu anzeigt. Hier können Sie auch gleich kontrollieren, ob die Anzahl der Datensätze mit der Anzahl der zu versendenden Faxen in etwa übereinstimmt.
Haben Sie die Datensätze kontrolliert, können Sie
das Fenster schliessen und übergeben die Daten an eine Datei.
Im nächsten sich öffnenden Fenster geben Sie einen Dateinamen
an und den Ort, an welchem die zu exportierende Datei gespeichert wird.
Nach Bestätigen mit "OK" wird die Datei auf die Festplatte gespeichert und die Arbeit mit dem HW-Programm ist abgeschlossen.
In diesem Beispiel verwenden Sie Microsoft Word XP (Microsoft Word 2002).
Sollten Sie andere Versionen von Microsoft Word verwenden, können die Menüs
etwas anders aussehen, die Arbeitsweise bleibt jedoch gleich.
Nun öffnen Sie Word, dort erstellen Sie das Dokument für Serien-E-Mails oder öffnen ein bereits verfasstes.
Nun verknüpfen Sie mit Hilfe des Seriendruck-Assistenten die vorher aus dem HW-Programm exportierten Daten mit dem Serienbrief.
Nun öffnet sich an der rechten Seite des Word-Dokumentes die Assistentenseite, die durch die Erstellung des Serien-Faxes führt.
Im 1. Fenster wählen Sie den Punkt "Briefe" und klicken danach auf "Weiter".
Im nächsten Fenster klicken Sie auf "Aktuelles Dokument verwenden" und auf "Weiter".
Nun wählen Sie die Datei aus, die Sie aus dem HW-Programm exportiert haben und verknüpfen das Dokument damit.
Hierbei ist zu beachten, dass bei "Dateityp" "Alle Dateien" ausgewählt wird, da ansonsten die exportierte Datei nicht angezeigt wird.
In einem Vorschaufenster sehen Sie die Daten, mit welchen verknüpft
wird.
Hier könnten Sie einzelne Datensätze entfernen, an welche Sie keine
Serien-E-Mail senden möchten.
Nun können Sie nochmals überprüfen, ob Sie mit der richtigen Datei verknüpft haben und klicken danach auf "Weiter" um das Fax zu schreiben.
Nun müssen Sie die für Tobit benötigten Steuerzeichen
eintragen.
Dies bewirkt, dass Tobit zu einem späteren Zeitpunkt weiß, das
es ein Serien-Fax versenden muss und an welcher Stelle der Datenquelle sich
die Fax-Nummer befindet, an die versandt werden soll.
Haben Sie mehrere Faxgeräte in Tobit installiert, können Sie in der 1. Zeile sagen, mit welchem Faxgerät das Serienfax versandt werden soll.
Nun klicken Sie in der Seriendruck-Symbolleiste auf das Symbol "Seriendruck an Drucker".
In der sich öffnenden Seite wählen Sie als Drucker
"Tobit Faxware" aus.
Das Serienfax wird an Tobit David übergeben und versandt.
