Im HW-Programm haben Sie zwei Export-Schnittstellen für
Tobit David enthalten
("Adresse
/ Faxnummern exportieren / Tobit David")
Hierbei gibt es zwei verschiedene Schnittstellen:
1. Export im alten David-Format, wobei eine Datei im *.tob Format erstellt wird, welche wiederum als Serienquelle für Microsoft Word dient, mit Steuerzeichen wie @@ fax und @@ empfänger ein Serienfax aus Microsoft Word heraus zu erstellen und dann als Drucker Tobit Faxware auszuwählen, um Serienfaxe zu übergeben (siehe Anhang 4.3.2)
2. Export im David Format (*.nmr-Datei).
Bei diesem Export ist es notwendig, unter "Extras / HW-Parameter"
in der Registerkarte "Standortangaben" einen Verzeichnispfad
für David zu hinterlegen (z.B. N:\David\Import)
Wird dann aus dem HW-Programm eine Tobit-NMR-Datei exportiert, wird diese direkt in David eingelesen und die Ergebnisse des Exports stehen automatisch im Tobit David zur Verfügung.
Es wird gebeten, auf folgendes zu achten:
Sollten Sie Serien-Faxe, Mails und Briefe direkt aus Tobit heraus
durchführen wollen, können Sie dies auch tun.
Dazu müssen Sie die Tobit Standardformulare entsprechend Ihren Bedürfnissen
anpassen.
Die Exportdatei wird folgendermaßen erstellt:
1. Zeile [Ansi] = dies achtet darauf, dass Sonderzeichen richtig
in Tobit dargestellt werden
2. Zeile Spaltenüberschriften = hier sind automatisch die für Tobit
notwendigen Spaltenüberschriften gesetzt
3. Zeile [DEL] = dies bewirkt, dass vorher alle Kontakte aus dem Tobit-Verzeichnis
gelöscht werden, um Doppelversand vorzubeugen. Sollten Sie also
wichtige Kontakte im Tobit Kontaktordner haben, sichern Sie diese bitte vorher.
4. Vor jedem Datensatz finden Sie Default-Einstellungen. Hat ein Betrieb eine
Mail-Adresse, sendet das Programm standardmäßig immer per E-Mail.
Hat ein Betrieb keine Mail- sondern nur eine Fax-Adresse, wird standardmäßig
per Fax versand.
Hat ein Betrieb keines von beiden, wird automatisch Erstellen eines Serienbriefes
als default festgelegt.
Erstellen Sie ein Serien-Fax.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1. Adresse / Faxnummern exportieren / Tobit David
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier wählen Sie "Nur mit Fax"
aus sowie das Format für Tobit - "Semikolon".
Des weiteren wählen Sie aus, an welche Innung Sie versenden
möchten.
Bestätigen Sie mit "OK", öffnet sich ein Kontrollfenster, welches die zu exportierenden Dateien anzeigt.
Hier können Sie die Anzahl der Datensätze kontrollieren,
um in etwa einzuschätzen, ob Sie richtig ausgewählt haben.
Nun schliessen Sie einfach das Kontrollfenster.
Im nächsten sich öffnenden Fenster sehen Sie das Import-Verzeichnis von Tobit, welches Sie in den HW-Parametern hinterlegt haben. Der Dateiname muss nicht geändert werden, da Tobit diese Datei automatisch einliesst.
Damit wäre alles getan, um das Serienfax mit Microsoft Word erstellen zu können.
Nun öffnen Sie Microsoft Word und schreiben das Rundfax.
Nun klicken Sie auf "Datei" und "Drucken".
Nun wählen Sie "Tobit Faxware" als Drucker aus ...
... und bestätigen mit "OK".
Es öffnet sich das Tobit Auswahlfenster.
Sie klicken auf "An".
Es öffnet sich das Fenster, in dem die Kontakte gespeichert sind.
Sie wählen 1. den
Kontaktordner aus, wählen 2.
die Adressaten und bestätigen 3.
mit Klick auf "Übernehmen".
Es öffnet sich das Fenster, in welchem die ausgewählten Kontakte
angezeigt werden.
Hier tragen Sie den Betreff ein und klicken dann auf "Senden".
Die Faxe werden übertragen.
