2.1. Körperschaften

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Adressen

Folgende Einstellung können Sie unter "Körperschaft / Körperschaften" vornehmen:

Nummer	Für jede Körperschaft (Kreishandwerkerschaft, Innung usw.) wird eine eigene zweistellige oder 3-stellige Zahl vergeben. (Dies kann unter Extras / HW-Parameter / Adressenwesen eingestellt werden.) Damit sind die Körperschaften eindeutig gekennzeichnet. Diese Nummer wird in den verschiedenen Programmteilen für die eindeutige Zuordnung benötigt. Dieses Feld zeigt Ihre zukünftige Innungsnummer, d.h., Sie und jede Ihnen angeschlossene Körperschaft erhält eine eigene Nummer. Dies könnte z.B. so aussehen: 01: Kreishandwerkerschaft 02: Kfz-Innung Zuckerstadt 03: Schornsteinfeger-Innung Zuckerstadt 04: Bäcker-Innung Zuckerstadt
Buchhaltung bei	Je nach Art Ihrer Buchhaltung (Einzel- oder Sammelbuchhaltung) wird in diesem Feld eingetragen, in welcher Buchhaltungsdatei für diese Körperschaft gebucht wird. So könnte z.B. die Kreishandwerkerschaft eine Einzelbuchhaltung haben und würde demzufolge bei der Körperschaft 01 buchen. Die Kfz-Innung hat auch eine Einzelbuchhaltung - Innung 02 bucht demzufolge bei der Innung 02. Die Bäcker-Innung hat mit der Maurerinnung ein gemeinsames Konto, demzufolge also eine Sammelbuchhaltung. Somit bucht Innung 03 bei der Innung 03 und Innung 04 bucht bei der Innung 03.
Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon, Fax, Postfach	Der Körperschaftsname wird für die geschäftsführende Körperschaft aus der Parameterdatei des Programmpaketes gelesen. Dieser Name erscheint als Absender auf Rechnungen und Mahnungen, sofern kein anderer eingegeben wird (siehe auch Papierkennung). Diese Felder erklären sich von selbst und benötigen keine weiteren Erklärungen.
Papierkennung	Dieses Feld ist in 5 Unterfelder aufgeteilt, jedes dieser Felder besteht aus 2 Zahlen. Die Buchstaben über den Feldern bedeuten: R: Rechnung (Rechungen und Bescheide aus dem Gebühren- oder Beitragswesen.) B: Bank (Übergabe von Datensätzen an das Bank-Modul.) M: Mahnung Ü: Überweisung (Überweisungsvordrucke) Druck: Hier können Sie ggf. den Briefkopf einer anderen Körperschaft/Innung eindrucken lassen. (Sie bearbeiten die Innung 02. Bei ihr soll der gleiche Briefkopf verwendet werden, wie bei Innung 09, dann können Sie durch Druck auf den Pfeil die Innung 09 auswählen.) Für jede dieser vier möglichen Papierarten kann extra definiert werden, was bei einem Ausdruck als Briefkopf erscheinen soll. Die 1. Zahl steht für die jeweilige Information, die auf das Papier gedruckt wird, die 2. Zahl für eine der Banken, die auf dem Folgereiter eingegeben werden kann (siehe Reiter 2) 0 keines von allem 1 nur Briefkopf 2 Briefkopf + Postfenster-Adresse 3 Briefkopf + Postfenster-Adresse + Anschrift 4 Briefkopf + Postfenster-Adresse + Anschrift + Bank 5 nur Bank 6 Postfenster-Adresse + Bank 7 Anschrift + Bank 8 Briefkopf + Bank 9 Postfenster-Adresse + Anschrift + Bank Wird also im Feld Papierkennung bei R (für Rechnung) 41 eingegeben, wird auf eine Rechnung der Briefkopf, die Postfensteradresse, die Anschrift und die Bankverbindung ausgegeben, wobei die 1 besagt, dass die Bank Nr. 1 vom Reiter 2 aufgedruckt wird, sofern bei dieser Bank ein Häkchen bei "Druck" auf dem Reiter 2 gesetzt wurde.
Postfenster	Die Postfensteradresse - kurz PoFe-Adresse - ist die Adresse des Absenders. Sie erscheint im Fensterausschnitt eines Briefumschlages am oberen Rand und kann mittels der Papierkennung gedruckt oder nicht gedruckt werden.
E-Mail, Internet	In diese beiden Felder können Sie die E-Mail-Adresse sowie die Internetadresse (Homepage) der Innung / Kreishandwerkerschaft eintragen.
Absender für Etiketten	In diesem Feld geben Sie die Absender-Anschrift der jeweiligen Körperschaft so ein, wie sie auf Etiketten ausgedruckt werden soll. Falls Sie möchten, das auf den Etiketten eine andere Anschrift erscheint als auf den Briefköpfen, können Sie dies hier hinterlegen. Wenn Ihr Absender sehr lang ist, haben Sie die Möglichkeit, einen Teil des Absenders in die 2. Zeile zu schreiben. Beim Etikettendruck werden beide Zeilen verwendet.

Zusatzangaben

Hier können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen, die später in die Berichte gedruckt werden sollen.

Banken/Kassen

Auf dieser Seite hinterlegen Sie alle Banken Ihrer Körperschaft, auf die zu späteren Zeitpunkten auch Buchungen erfolgen. Deshalb sollten Sie hier auch Festgeldkonten angeben, da deren Zinsen auch gebucht werden müssen.
Das Modul Buchhaltung greift auf die hier hinterlegten Banken zu, deshalb ist es wichtig, hier alle einzugeben. Dann erscheinen auch alle im Jahresbericht.

Hinweis: Ist im Feld Bank / Kasse das Wort "Kasse" enthalten, muss keine Bankleitzahl und Kontonummer eingegeben werden.
Bei allen anderen Eingaben prüft das Programm, ob BLZ und Kontonummer vorhanden sind.

Bei allen Banken, die in irgend einer Form auf Briefbögen mit ausgegeben werden sollen, muss im Feld "Druck" ein Häkchen gesetzt werden. In diesem Beispiel würde nur Bank 1 - Deutsche Bank Zuckerstadt - Kto BLZ - mit auf Briefköpfen ausgedruckt werden können, da nur dort ein Häkchen bei Druck gesetzt ist.

Texte Gebühr

Beim Gebührenwesen hinterlegen Sie einen allgemeinen Text, der auf jeder Gebührenrechnung erscheint. Außerdem können Sie noch zwei spezielle Texte für Rechnungen mit und ohne Lastschrift hinterlegen, die zusätzlich zum allgemeinen Text auf der Gebührenrechnungen ausgegeben werden.
Auch hier gilt wieder: Ist ein Häkchen gesetzt, wird der Text in der Gebührenrechnungen verwendet, ist keines gesetzt, wird der Text nicht gedruckt. In dem Feld "Zahlungsziel" können Sie das Zahlungsziel festlegen. Wenn Sie hier z.B. 10 Tage eingeben und das Rechunungsdatum lautet 05.04.20XX dann erscheint auf der Rechnung "Zahlungsziel 15.04.20XX". Sie sollten dann im Freitext darunter auf das errechnete Zahlungsziel hinweisen und nicht ein festes eintragen.

Erinnerung / 1.Mahnung (nur für das Gebührenwesen)

In dieser Ansicht können Sie die Mahn- und Erinnerungstexte sowie das Mahnintervall einstellen. Maßgeblich für die Verwendung einer Mahnstufe ist das Eintragen eines Intervalls. Der Haken "Text drucken" legt dabei fest, ob auch der für diese Mahnstufe hinterlgete Text gedruckt wird. (Dies gilt nicht bei der Verwendung von unserer Word-Seriendruck-Schnittstelle, hier müssen die Texte auf den jeweiligen Dokument-Vorlagen hinterlegt werden.)

Hinweis: Bezüglich des Mahnintervalles: Beim Erstellen einer Gebührenrechnung wird automatisch ein sog. Sollstellungsdatum, beim Adressenwesen unter Beitragsdaten1, angelegt (siehe: "Adressenwesen / Beitragsdaten1"). Dies ist das Datum der Rechnung. Von diesem Datum ausgehend wird das Mahnintervall in Wochen angegeben. Wenn Sie beim Intervall für eine Erinnerung eine 2 eingegeben haben, heißt das, dass nach 2 Wochen vom 10. Oktober ausgehend, der Mitgliedsbetrieb im Mahnverfahren ist. Genaueres dazu, finden Sie bei der Erklärung des Mahnverfahrens.

Im Feld 1. Mahnung können Sie jeweils das Intervall ausgehend vom Sollstellungsdatum in Wochen angeben, des weiteren eine Mahngebühr erheben. Unter Mahntitel sollte nicht ein Text enthalten sein, sondern der Titel im Haushaltsplan, unter welchen Mahnungen verbucht werden (in der Regel ist dies ein Einnahmetitel).

Hinweis: Wenn Sie statt einer Erinnerung gleich eine Mahnung versenden möchten, dann darf beim "Intervall" (Erinnerung) nichts eingetragen sein.

Körperschaft - 2./3. Mahnung (nur für das Gebührenwesen)

Wie im obigen Beispielbild ersichtlich, können auch hier wieder Mahntexte, Titel, Gebühren etc. eingestellt werden analog zu "Erinnerung / 1.Mahnung".
Die einzige Besonderheit hierin: Das Intervall für die Beitreibung für das Gebührenwesen (auch wieder vom Sollstellungsdatum ausgehend).
Nach diesem eingestellten Intervall wird eine Liste der säumigen Zahler, die auch nach der bei Beitreibung eingestellten Mahnung nicht reagiert haben, erstellt. Diese können Sie dann an ein Inkassounternehmen weiterleiten. Die Daten lassen sich sich auch unter dem Menüpunkt "Gebühren / Beitreibungen / Exportieren" z.B. nach Microsoft Word exportieren, um einen entsprechenden Serienbrief zu erstellen.

Wichtiges Symbol / wichtige Funktion